Vyúčtování pracovní cesty
Dle legislativy platí, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou.
Systém Reactor umožňuje elegantně organizovat pracovní cesty. Důraz je kladen také na naplánování související dopravy personálu, tedy jakým způsobem se pracovníci na akci dopraví a kdy překročí statní hranice. U projektů v zahraničí si můžete nastavit výši cestovních náhrad (diety, stravné a kapesné).
Reactor má tím pádem dostatek informací o pracovní cestě k tomu, aby dokázal vygenerovat vyúčtování pracovní cesty, nebo-li cestovní příkaz, lidově řečeno cesťák. Ten si můžete pro každou naplánovanou pracovní cestu stáhnout v excelovském formátu již vyplněný.
Pokud byste chtěli pozměnit podobu výsledného vyúčtování v Excelu, můžete si nahrát vlastní šablonu v Administrace > Systémové dokumenty.
Stanovení výše cestovních náhrad
Prvním krokem je nastavení výše diet pro zahraniční projekt, na který budete lidi posílat. Nahoře v menu zvolte Projekty. V seznamu klikněte na očičko a otevřete Detail projektu.
Na detailu projektu Vás bude zajímat sekce Cestovní náhrady. Pokud sekci nevidíte, klikněte na tlačítko Přidat atribut.
Do políčka Stravné se uvádí denní výše zahraničního stravného dle platné legislativy.
Ještě máte možnost do políčka Kapesné přidat pracovníkům něco navíc na přilepšenou.
Stáhnutí vyplněného vyúčtování
Stáhnout vyplněný cesťák v excelovském formátu můžete několika způsoby. Záleží na tom, zda chcete vyúčtování pro jednu konkrétní pracovní cestu nebo potřebujete stáhnout a vytisknout cesťáky hromadně pro více pracovních cest.
Pro jednu konkrétní pracovní cestu
Nejjednodušší varianta. Otevřete Kalendář a klikněte na alokaci projektu (1).
Otevře se Vám formulář s detailem alokace.
Klikněte na tlačítko pro stažení (1). Rozbalí se nabídka. Klikněte na Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí (2).
Stáhnete excelovskou tabulku, kde první list zahrnuje celou pracovní cestu od počátku do konce. Pokud pracovní cesta protíná více kalendářních měsíců, tak druhá a další záložky obsahují vyúčtování pro dané kalendářní měsíce.
Hromadné stáhnutí z kalendáře
Tento postup se hodí, když potřebujete hromadně stáhnout a vytisknout vyúčtování pro vícero pracovních cest, zpravidla za celý měsíc.
Nejdříve nastavte kalendář na požadovaný měsíc.
- Klikněte na Nastavení kalendáře (3).
- Zaškrtněte políčko Rozsah (5).
- Nastavte rozsah datumu na požadovaný měsíc (6).
- Klikněte na tlačítko Obnovit (1).
Nyní můžete přistoupit ke stažení vyúčtování.
- Klikněte na tlačítko pro stažení (4).
- Z nabídky vyberte Vyúčtování pracovní cesty v zahraničí.
V tomto nastavení stáhnete jeden excelovský soubor s mnoha záložkami. Co záložka, to jedna pracovní cesta tak, jak ji vidíte v kalendáři. Virtuální projekty, jako Dovolená, Nemocenská, Turnusové volno apod., se do vyúčtování nezahrnují.
Volitelně si můžete nastavit ještě nějaká další kritéria, dle kterých se mají vyúčtování stáhnout.
Pokud potřebujete omezit výčet projektů, pro které se mají cesťáky stáhnout, klikněte na tlačítko Filtr (2).
Ve filtru nastavte výčet Projektů a klikněte na Obnovit (1).
Pokud chcete zahrnout pouze vybrané osoby, vyberte je pomocí zaškrtávacích políček (7).
